Eine neue Art der Zusammenarbeit

Entdecken Sie Microsoft Teams
Quelle: Microsoft

Es gibt viele Bereiche im Leben, bei denen man ein Team bilden muss oder kann, um Erfolg zu haben oder damit etwas leichter oder schneller erledigt wird. Ob in der Schule, oder im Sport oder beim Online Roulette, im Team läuft es einfach besser.

Für professionelle Teams die für Unternehmen an verschiedenen Projekten arbeiten und eventuell nicht am selben Ort sind, hat Microsoft Teams entwickelt, um denen zu helfen ihre Projekte im Team auf einfache Weise voranzutreiben.

Aus Vielen wurde Eins

Menschen die bisher in einem Team gearbeitet haben, taten sich schwer mit der Zusammenarbeit, denn es gab kein Tool, das auf ihre Bedürfnisse ausgerichtet war. Bei den verschiedenen Programmen die erhältlich waren und immer sind, fehlt es an einigen Features. Mal ist es die Chat-Funktion, mal ist es die Möglichkeit am Dokument gleichzeitig zu arbeiten und mal ist es etwas anderes oder viele dieser Faktoren zusammen. Microsoft brachte mit Teams 2017 ein Tool heraus, welches all das integriert.

Integration ist das Schlüsselwort

Was ist und was kann MS Teams? In wenigen Worten zusammengefasst, würde man sagen, dass es ein Arbeitsraum in Office 365 ist, der auf Chat basiert. In diesem Arbeitsraum kann ein Team von Mitarbeitern an Dokumenten arbeiten und diese bearbeiten und Zugriff auf andere Produkte, wie Outlook, Skype for Business, SharePoint, OneNote, PowerBI und sogar Twitter, haben. Dadurch soll ein schnelles und reibungsloses Arbeiten ermöglicht werden. Eine sichere Verschlüsselung ist standardmäßig garantiert.

Die fünf Säulen von MS Teams

Teams ist in fünf Bereiche aufgeteilt: Chat, Teams, Aktivität, Dateien und Termine.

Unter Termine, hat jedes Teammitglied nicht nur eine Auflistung der Termine des Teams, sondern auch der eigenen aus dem eigenen Outlook-Kalender. So hat man immer einen Überblick auf wichtige Meetings, usw.

In Dateien finden sich alle Office-Dokumente, die in letzter Zeit geöffnet wurden. Die Dokumente sind in Gruppen geordnet, damit man einen besseren Überblick hat. Diese Gruppen sind: Microsoft Teams, OneDrive und Downloads. In Teams werden alle Dokumente angezeigt, die in MS Teams geöffnet wurden, in OneDrive, alle OneDrive für Business-Dateien und in Downloads, alle Dokumente, die aus MS Teams heruntergeladen worden sind. Alle diese Dokumente können bearbeitet werden und werden automatisch gespeichert, ganz so, wie man es z.B. von Google her kennt.

Außerdem wird im SharePoint beim Anlegen eines Team angelegt und die Dokumente des Teams sind dort einsehbar.

Unter Aktivität sind die letzten Benachrichtigungen zu sehen. Dieser Menüpunkt dient dazu, die Teammitglieder über die letzten Aktivitäten zu informieren. Wer hat was, wann getan.

In Teams selber wird gearbeitet, wobei es drei Rollen gibt. Der Besitzer, dem das Team gehört, die Mitglieder, die der Besitzer eingeladen hat und eine externe Person, die Gast genannt wird.

Microsoft-Teams in Aktion
Quelle: mspoweruser.com

Der Chat

Im Chat können sich die Mitarbeiter über alles Mögliche austauschen, über Ideen reden, die dann sofort in die Dokumente einfließen können. Aber er kann sehr viel mehr.

Im Chat wird nicht wie bei einem üblichen Chat einfach gechattet, als getextet, hier sind Audio- und Videobesprechungen integriert, die nach Beendigung automatisch gespeichert und dem Chat hinzugefügt wird.

Während die Besprechung läuft, können weitere Teilnehmer beitreten. Die Aufzeichnungen der Besprechungen landen auf der Microsoft gehörenden Videoplattform Stream.

Zukünftig soll ein Feature hinzugefügt werden. Office 365 soll automatisch ein Transkript der Besprechung erstellen und wenn die Videofunktion eingeschaltet ist, den Text den richtigen Sprechern zuordnen. Streams Spracherkennung funktioniert bereits ganz gut, allerdings nur für Spanisch und Englisch.

Darüber hinaus können externe Apps wie Twitter integriert werden, um Tweets von Personen oder Firmen im Chatverlauf einfließen lassen zu können.

Die drei Rollen

Der Besitzer des Teams, also derjenige der es erschaffen hat, kann Mitglieder einladen, um am Projekt zu arbeiten und kann bis zu 100 von ihnen zu Besitzern ernennen. Der Besitzer des Teams hat auch eine Zweitfunktion, die des Webseitensammlungsadministrators der Webseitensammlung in SharePoint.

Die Mitglieder sind in der Lage Register, Bots und Konnektoren hinzuzufügen und Kanäle hinzuzufügen und umzubenennen.

Der Gast hat nicht dieselben Befugnisse wie die Mitglieder und der/die Besitzer. Er darf kein neues Team anlegen, keinen anderen oder weiteren Teams beitreten, keine App, Bots oder Konnektoren dem Team hinzufügen und noch einiges mehr.

Bei Office-365-Tenant ist die Funktion des Einfügens von Gästen standardmäßig deaktiviert. Es bleibt jedem Unternehmen offen eine Entscheidung darüber zu fällen, ob und wie viele Gäste hinzugefügt werden sollen bzw. können.