Kätevä Microsoft Teams

Tutustu Microsoft-joukkueisiin
Lähde: Microsoft

Korkealaatuisten kasinopelitlisäksi haluamme tarjota lukijoillemme tietoa hyödyllisistä tietotekniikan sovelluksista. Tällä kertaa tutustuimme Microsoft Teams -sovellukseen ja sen toimintaan, ja teimme oman arviomme siitä. Mikäli et ole vielä hankkinut itsellesi Microsoft Teams –sovellusta, lue alta sen hyödyistä ja päätä hankinnasta vasta sitten.

Mikä Microsoft Teams on?

Microsoft Teams on Office 365:n tiimityöskentelyyn tarkoitettu sovellus, jonka voi asentaa älypuhelimelleen tai käyttää tietokoneelta. Microsoft Teams tarjoaa monenlaisia ryhmätyöskentelyä tehostavia työkaluja, kuten esimerkiksi chatin, puhelut, ryhmäpuhelut, verkon yli tapahtuvat kokoukset ja niiden koolle kutsumisen sekä useita erilaisia tapoja jakaa materiaaleja ja tietoa ryhmän kesken. Microsoft kertoo sovelluksen tehostavan viestintää, parantavan yhteistyötä ja pitävän tiimin tiedot suojattuina ja turvassa.

Kätevät ominaisuudet

Microsoft Teamsin avulla järjestettävät kokoukset voivat olla yhtä hyvin 10 osallistujan kuin tuhansienkin osallistujien yleisötilaisuuksia. Voit lähettää livekuvaa, esittää videoita, Power Point -esityksiä tai antaa vaikka esitysvuoron jollekin toiselle kokoukseen osallistuvalle.

Chat-ominaisuudella tavoitat tiimisi jäsenet helposti ja nopeasti. Viestit eivät häiritse vastaanottajaa, mikäli hänellä on jotakin tärkeää kesken, mutta he voivat vastata viestiisi heti, kun heillä on sopiva tilaisuus. Chat-viestiin voi lisätä liitteitä, esimerkiksi kuvia tai tiedostoja.

Microsoft Teamsiin voidaan luoda erilaisia viestintäkanavia eri aiheille. Näiden kanavien alla voidaan samalla tavalla lähettää chat-viestejä, jakaa tiedostoja – toisin sanoen tallentaa tiimin kaikki tiedostot Teamsiin ja pitää esimerkiksi OneNotessa kaikki tiimin yhteisten tapaamisten pöytäkirjat.

Microsoft Teams –sovelluksella voit pitää esimerkiksi webinaarin kollegoillesi ja mikä parasta, samalla tallentaa sen. Tällöin webinaariin, koulutukseen tai mihin tahansa tallenteeseen voidaan palata myöhemmin uudestaan, mikäli on tarvetta.

Microsoft Teamsin mukana tulevat automaattisesti Office 365:sen perustoiminnallisuudet eli Word, PowerPoint ja Excel, joita tarvitaan aina työnteossa. On täysin turha roikkua OpenSource-ohjelmien varassa, kun nämä standardeiksi muodostuneet saa Teamsin mukana samaan hintaan.

Microsoft-joukkueet toiminnassa
Lähde: mspoweruser.com

Yllä mainitut ominaisuudet yhdistävät yhteen sovellukseen aikaisemmin useamman eri sovelluksen toiminnallisuudet. Chat, puhelu ja kokous onnistuivat aiemmin esimerkiksi Skypen avulla, mutta siinä ei ollut mahdollista rakentaa kanavia, joissa olisi ollut mukana tiedostojen tallentaminen ja jakaminen, vaan siihen tarvittiin aiemmin esimerkiksi SharePoint. Microsoft Teams kokoaa kaiken tiimityöskentelyssä tarvittavan tehokkaasti yhteen. Toisaalta Microsoft Teamsistä on mahdollista tallentaa suoraan myös SharePointiin, mikäli se jostakin syystä on tarpeen. Mikäli tiimi työskentelee asiakkaan kanssa yhteistyössä, voidaan asiakkaallekin antaa pääsy Teamsiin. Asiakasta varten voidaan luoda oma kanava, jonne viestitään projektin, hankkeen tai työn etenemisestä. Sisäiselle viestinnälle puolestaan on oma kanavansa. Näin voidaan tiimi voi pitää työskentelynsä läpinäkyvänä asiakkaalle, mutta säilyttää kuitenkin tietyn ”henkilökohtaisuuden” mukana viestinnässä ja asioiden käsittelyssä.

Näiden perusominaisuuksien lisäksi Teams tarjoaa joitakin erikoisempiakin ominaisuuksia mobiilisovelluksen puolella. Nämä ovat niin kutsuttuja mukautettavia mobiilikäyttökokemuksen työkaluja, joilla voidaan esimerkiksi jakaa sijainti tai tallentaa ja jakaa ääniviestejä. Microsoft Teams –sovelluksen käyttäjä voi itse mukauttaa omaa sovellustaan lisäämällä tai poistamalla moduuleiksi kutsuttuja työkaluja.

Näiden lisäksi mobiilisovellukseen on saatavilla Työvuorot-työkalu, joka on erityisen kätevä, kun tiimi tekee vuorotyötä. Sen kautta päästään työresurssien hallintajärjestelmiin ja sen voidaan tuoda työvuorot näkyviin tiimin yhteiseen kalenteriin.

Erityisen hauska uusi ominaisuus Microsoft Teams –sovelluksessa on Kehu-työkalu. Sen avulla sekä tiimin esimies että muut työntekijät voivat antaa toisilleen kannustusta ja kehua hyvin tehdystä työstä niin, että se tulee koko tiimin näkyviin. Mahtava uusi toiminnallisuus. Mikään ei kannusta yhtä paljon kuin kollegan tai esimiehen antama pienikin kehu.

Mukavaa Microsoft Teams –sovelluksessa on myös se, että se on täysin käyttäjän itsensä mukautettavissa. Välilehtiin lisättäviä työkaluja löytyy kymmeniä, joista esimerkkeinä vaikkapa aiemmin mainittu OneNote, Forms tai sovelluskehittäjien ja muiden teknologian kanssa pörräävien tarpeisiin soveltuva Azure DevOps. Moni systemaattinen listojen ystävä arvostaa varmasti lisätyökaluna löytyvää TaskListiä tai Zoho CRM:ää, jolla saa asiakkaat listattua mukavasti järjestykseen yhteystietoineen. Lisäksi löytyy työkaluja, joista moni ei ole koskaan kuullut puhuttavankaan, esimerkiksi Gemini Connected tai Merge EDU.

Kannattaako Microsoft Teams hankkia?

Microsoft Teams –sovellus kannattaa ehdottomasti hankkia, mikäli teet töitä tiimissä. Erityisen hyvä Teams on sellaisille tiimeille, jotka työskentelevät etänä tai eri toimistoilla tai paikkakunnilla. Kun päivittäistä kasvokkain keskustelumahdollisuutta ei ole, Teams tarjoaa erinomaiset työkalut välittömään, helppoon ja nopeaan viestintään tiimin jäsenten välillä. Kun tiimi tallentaa työhönsä liittyvät tiedostot, niin teksti- kuin kuvatiedostotkin, Teamsiin kaikilla on mahdollisuus käyttää samaa materiaalia ja pysyä hyvin ajan tasalla tehtävissä. Lisäksi Microsoftin joustava hinnoittelumalli mahdollistaa Teamsin käyttöönoton pienissäkin yrityksissä.